Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Tandarts West, gevestigd aan de Taandersstraat 121, 3026 XS Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contact: 010 846 6539 · info@tandarts-west.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Om je goede mondzorg te kunnen leveren, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

Identificatie- en contactgegevens

• Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum
• Adres, postcode en woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Burgerservicenummer (BSN), verplicht voor de zorg op grond van de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg
• Identiteitsdocument (we noteren alleen het type en nummer, geen kopie)

Zorgverzekeringsgegevens

• Naam zorgverzekeraar en polisnummer
• Type aanvullende tandartsverzekering

Medische gegevens

• Behandelhistorie, röntgenfoto's en scans
• Medicatie, allergieën en relevante medische voorgeschiedenis
• Behandelplan en aantekeningen van de tandarts of mondhygiënist

Financiële gegevens

• Factuur- en betaalgegevens (verwerkt door Infomedics, onze factureerpartner)

Bezoek aan onze website

• Geanonimiseerde gegevens via cookies (zie cookieverklaring)
• IP-adres (alleen voor beveiliging en korte tijd)
• Inhoud van contactformulieren die je zelf verstuurt

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de tandheelkundige behandelovereenkomst (Wgbo)
• Het bijhouden van een medisch dossier zoals de wet vereist
• Het maken en bevestigen van afspraken
• Het versturen van facturen via Infomedics
• Communicatie over je behandeling (telefoon, e-mail, sms)
• Doorverwijzing naar een specialist of ziekenhuis als dat medisch nodig is
• Beantwoorden van vragen die je stelt via ons contactformulier of telefoon
• Verbetering van onze dienstverlening en website (geanonimiseerd)

We verkopen jouw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor commerciële profilering.

4. Op welke grondslag verwerken we?

Wij verwerken je gegevens uitsluitend op basis van een van de wettelijke grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst, voor de tandheelkundige behandeling en facturatie
• Wettelijke verplichting, voor het bijhouden van het medisch dossier (Wgbo) en de fiscale administratie
• Vitale belangen, bij medische spoed of allergieën
• Toestemming, voor optionele communicatie (bv. herinneringen via sms) en voor bepaalde cookies

5. Met wie delen we je gegevens?

Wij delen je gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is. Externe partijen waarmee wij samenwerken:

• Infomedics, voor het versturen van facturen en het beheer van betalingen
• Je zorgverzekeraar, voor declaraties van vergoede behandelingen
• Verwijsspecialisten, orthodontist, mondchirurg of ziekenhuis, alleen als dat medisch nodig is en met je toestemming
• IT-leveranciers en hostingpartij, voor het veilig opslaan van het dossier (met verwerkersovereenkomst)
• Overheidsinstanties, alleen wanneer dat wettelijk is voorgeschreven (bv. fiscus, IGJ-inspectie)

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Jouw gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Voor andere gegevens hanteren wij de volgende termijnen:

• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Inschrijfformulier patiënt: zolang je patient bij ons bent, plus 20 jaar daarna (wordt onderdeel van je dossier)
• Contactformulieren (geen patient): maximaal 1 jaar
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na afronding sollicitatieprocedure, of 1 jaar met toestemming
• Website-cookies: zie cookieverklaring

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens zeer serieus en treffen passende maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang te voorkomen:

• Toegang tot het dossier alleen voor zorgmedewerkers met behandelrelatie
• Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor onze website en patiëntenportaal
• Sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie voor medewerkers
• Regelmatige back-ups op beveiligde servers binnen de EER
• Verwerkersovereenkomsten met alle externe partijen
• Periodieke veiligheidsaudits en medewerker-trainingen

8. Wat zijn jouw rechten?

Op basis van de AVG heb je een aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage, je kunt vragen welke gegevens we van je hebben
• Recht op rectificatie, onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op beperking, verwerking tijdelijk laten stoppen
• Recht op bezwaar, tegen specifieke verwerkingen
• Recht op dataportabiliteit, een kopie van je gegevens in een gestructureerd formaat
• Recht op vergetelheid, verwijderen van gegevens, met uitzondering van het medisch dossier dat we wettelijk 20 jaar moeten bewaren

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een verzoek met identiteitsbewijs naar info@tandarts-west.nl of kom langs bij de receptie. We reageren binnen 4 weken.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies voor functionele en analytische doeleinden. Lees hier meer over in onze cookieverklaring.

10. Klachten en contact

Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan en komen we er samen niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.